Un correo de aprobación perdido puede detener una compra o dejar dudas sobre qué versión se autorizó. Digitalizar el recorrido ayuda cuando hace visibles el responsable, el estado y las condiciones de la decisión. El primer paso, sin embargo, no es elegir una herramienta: es acordar qué significa aprobar y qué sucede cuando falta una respuesta.

Dibuja el recorrido de una solicitud

Anota quién inicia el proceso, qué información entrega y quién decide. Después sigue el resultado: una aprobación puede autorizar la siguiente etapa, mientras un rechazo puede requerir corrección o cerrar la solicitud. Evita una cadena larga de responsables por costumbre; cada paso debe tener un propósito.

En un caso hipotético, un equipo solicita una compra. Su responsable revisa la necesidad y finanzas confirma la disponibilidad presupuestal antes de que otra persona efectúe el pedido. Los actores, importes y controles reales dependen de cada organización y de sus acuerdos.

Define secuencia, regla y plazo de revisión

Decide si todas las personas deben responder o si basta una decisión autorizada. Si las aprobaciones son secuenciales, determina cuándo pasa la solicitud a la siguiente persona; si son paralelas, define cómo se interpreta un rechazo. Las herramientas disponibles ofrecen opciones distintas: Microsoft documenta varios tipos de aprobación en Power Automate como referencia de posibilidades, no como una obligación de usar ese producto.

Un plazo no debe significar aprobación automática por defecto. Acuerda qué ocurre si vence sin respuesta: recordatorio, escalamiento, reasignación o pausa. La regla debe ser visible para quien solicita y para quien responde.

Controla cambios, delegaciones y evidencia

Una solicitud modificada después de aprobarse puede requerir una revisión adicional. Define qué cambios invalidan la decisión y cómo se identifica la versión aprobada. Si quien decide está ausente, documenta quién puede actuar en su lugar, por cuánto tiempo y con qué permiso.

Conserva la información necesaria para reconstruir el recorrido: versión, decisión, responsable y momento. Controla quién puede ver documentos y comentarios; la transparencia para el equipo no requiere que todos accedan a información sensible.

Prueba antes de cambiar el proceso

  • Una solicitud completa que termina en aprobación.
  • Una devolución para corregir información y una segunda revisión.
  • Una persona ausente y una delegación autorizada.
  • Una modificación después de aprobar y su efecto.
  • Una persona sin permiso que intenta decidir.
  • Una interrupción de correo o del sistema de notificaciones.

Si el proceso es poco frecuente y las reglas son simples, una herramienta ya disponible puede bastar. Considera una solución específica cuando existan condiciones o integraciones que no se puedan resolver de forma razonable con ella.

Evita duplicar la misma decisión

Cuando varias personas revisan una solicitud, aclara qué valida cada una: disponibilidad, necesidad, condición técnica o autorización final. Si dos responsables deben responder la misma pregunta sin información adicional, el paso puede aumentar la espera sin mejorar la decisión. Elimina o combina revisiones solo después de acordarlo con quienes responden por el proceso.

Al comunicar una aprobación, identifica con claridad la solicitud y la versión revisada. Si el importe, el proveedor o el documento cambia, la regla debe indicar si corresponde volver a solicitar una decisión y a quién notificar.

Fuentes consultadas

Hagamos visible la decisión

Cuéntanos quién solicita, quién aprueba y qué ocurre cuando una solicitud necesita cambios.

Conversar sobre mi flujo