Conciliar no es solo contar compras. Consiste en comparar registros que representan cosas distintas: un pedido del evento, una transacción del proveedor y una o varias entradas. Cuando esas fuentes no coinciden, el equipo necesita identificar la causa y decidir quién la resuelve sin modificar datos a ciegas.

Asigna referencias y conserva estados

Define cómo se relacionan el identificador de pedido, la referencia enviada al proveedor y las entradas emitidas. Un pedido puede contener varias entradas; una persona puede intentar pagar más de una vez. Evita comparar únicamente nombres o correos, que pueden repetirse o cambiar.

En la documentación de Wompi, una transacción puede estar pendiente, aprobada, rechazada, anulada o en error según el caso. Esos estados no son equivalentes a «entrada utilizada». Confirma el significado, disponibilidad y mecanismo de consulta del proveedor que elijas.

Construye una lista de diferencias

Establece un momento de corte y compara fuentes con el mismo período, moneda y criterios. Busca pagos aprobados sin entrada, entradas emitidas sin pago confirmado cuando se esperaba uno, diferencias entre el importe o la moneda del pedido y la transacción, intentos múltiples y registros todavía pendientes. Las cortesías y otras entradas sin cobro necesitan una regla propia para no aparecer automáticamente como error.

Registra también cuándo se consultó cada fuente: una transacción pendiente puede actualizarse después del corte. Conserva una bitácora de revisión que indique responsable, evidencia y resultado sin guardar números de tarjeta u otros datos que el equipo no necesita.

Resuelve excepciones con control

Ejemplo hipotético: un asistente intentó pagar dos veces; una transacción fue aprobada y otra permanece pendiente. El pedido muestra una sola entrada. Antes de emitir otra o iniciar una devolución, el responsable debe consultar el estado actualizado y verificar las reglas del proveedor y del evento.

Otro caso es un pago aprobado sin confirmación recibida. Revisa la referencia y el historial antes de generar manualmente una entrada; registra la acción y comprueba que no se duplique si llega una notificación posterior. Las devoluciones, cargos y obligaciones deben seguir las condiciones aplicables y, si hace falta, revisarse con asesoría competente.

Una tabla operativa mínima

  • Referencia del pedido y del proveedor, sin datos sensibles innecesarios.
  • Estado de pago y hora de la última consulta.
  • Cantidad y estado de las entradas asociadas.
  • Diferencia identificada y responsable de revisión.
  • Acción realizada, evidencia y fecha de cierre.

Una comparación automática puede señalar inconsistencias; la resolución debe tener reglas y supervisión. Acuerda frecuencia de revisión antes, durante y después del evento según el volumen y las capacidades de tu solución.

Separa reportes y decisiones de atención

Una fila con una diferencia debe mostrar suficiente contexto para que el responsable encuentre el pedido, sin revelar información de pago innecesaria. Identifica si el dato proviene del sistema del evento o del proveedor y cuándo se actualizó por última vez. Una cifra calculada con información atrasada puede dar una señal equivocada.

Antes de cerrar la revisión, establece quién puede autorizar ajustes y cómo se conserva el historial. Si el equipo exporta información a una hoja, limita su acceso y acuerda dónde se guarda. La conciliación ayuda a detectar diferencias, pero por sí sola no sustituye los controles financieros o contables del negocio.

Fuentes consultadas

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